Als Empfänger von Zuschüssen im Rahmen des 7. Forschungsrahmenprogramms ist es in Ihrem Interesse sicherzustellen, dass Ihrer Antrag auf die Kostenerstattung möglichst fehlerfrei ist. Dies beschleunigt erheblich die Rückzahlung Ihrer Projektkosten und verhindert, dass Sie einen Teil oder den ganzen Finanzbeitrag der EU wegen Budgetierungsfehlern nicht zurückerstattet bekommen.
Deswegen haben wir Ihnen eine Liste von zehn am häufigsten gemachten Fehler bei der Budgetierung und Abrechnung zusammen gestellt.

Fehler 1: Projektkosten, die nicht nachgewiesen werden oder mit dem Projekt nicht verbunden sind Alle geltend gemachten Kosten, mit Ausnahme der Pauschalbeträge und Pauschalsätze, müssen auf den tatsächlich entstandenen Kosten beruhen. Sie müssen den Nachweis erbringen, dass diese Kosten real (aufgenommen in den Abschlüssen des Empfängers und unterstützt von Belegen), bezahlt (unterstützt von Kontoauszügen) und mit dem Projekt direkt verbunden sind. Darüber hinaus ist jede Kostenzuordnung der Verbrauchsmaterialien in einem geförderten Projekt durch die entsprechenden Unterlagen (z.B. Rechnungen oder Lieferscheine) zu begründen. Wenn diese Bedingungen nicht erfüllt sind, dann gelten die Beträge als nicht förderfähig. Fehler 2: Dritte und Subunternehmen Die Verwendung von Dritten und/oder Subunternehmern sollte in der Regel während der Verhandlungen des Projekts identifiziert werden, und im Anhang I ("Description of Work") zu der Finanzhilfevereinbarung festgelegt werden. Andernfalls werden die geforderten Beträge nicht rückerstattet. Wenn Sie Dritte und/oder Subunternehmer, die noch nicht im Anhang I enthalten sind, im Finanzplan einfügen möchten, sollten Sie Ihren Änderungswunsch der dafür zuständigen Dienststelle der Kommission (z.B. Exekutivagentur), die die Finanzhilfevereinbarung unterzeichnet hat, mitteilen. Erst wenn dieser Änderungsantrag genehmigt wird, erhalten Sie die Freigabe für die Aufnahme von Dritten/ Subunternehmen in Ihren Projektkosten. Darüber hinaus ist hervorzuheben, dass die Vergabe von Unteraufträgen zwischen den Partnern des Konsortiums unter keinen Umständen gestattet ist und natürlich die Vergaberichtlinien einzuhalten sind. Fehler 3: Abschreibung Wenn Sie Ausrüstung für Ihr Projekt erwerben, sind Sie in der Regel nicht berechtigt, die vollen Kosten der Ausrüstung sofort zu beanspruchen. Vielmehr sind Sie berechtigt, die entsprechenden Abschreibungen auf das Gerät über den Teil seiner wirtschaftlichen Nutzungsdauer im Rahmen des Projekts, zu erhalten.         Fehler 4: Indirekte Kosten Zu den Methoden der Berechnung von indirekten Kosten im 7. FRP gehören: die tatsächlichen indirekten Kosten, möglicherweise unter Verwendung eines vereinfachten Verfahrens, oder die Pauschalsätze, die auf den wirklichen direkten Kosten basieren; diese betragen in der Regel: 20% bzw. unter eingeschränkten Umständen 60%. Wenn Sie die "tatsächlichen Kosten" zur Berichterstattung verwenden wollen, so muss dies auf die reell entstandenen Kosten basieren, mit dem Nachweis, dass sie mit dem Projekt verknüpft sind. Wenn Sie die "tatsächlichen indirekten Kosten" berechnen können (ohne nicht förderfähige Elemente und mit Verwendung fairer und verlässlicher Kostentreiber), aber Sie nicht über eine analytische Buchführung verfügen, dann können Sie auch das vereinfachte Verfahren für die Meldung von indirekten Kosten wählen oder das pauschale System nutzen. Fehler 5: Indirekte Kosten - Nicht förderfähige Kosten sind in dem Pool der indirekten Kosten enthalten Wenn Sie das tatsächliche indirekte Kosten-Modell verwenden, dann müssen die indirekten Kosten in einem prozentualen Verhältnis zu den förderfähigen direkten Projektkosten angesetzt werden. Es gibt eine Reihe von Kosten, die nicht den Kriterien anrechenbarer Kosten“ entsprechen oder welche nicht als direkte Projektkosten angesetzt werden können. Diese müssen von der Berechnung ausgeschlossen werden. Die nicht förderfähigen Kosten beinhalten z.B.: Marketing und Vertrieb, Finanzierungskosten, Wechselkursverluste, Geschäfts- oder Firmenwert sowie jene Kosten, die in keinem Bezug zu dem Projekt stehen. Fehler 6: Personalkosten - Berechnung der produktiven Stunden Die Berechnung der tatsächlichen Personalkosten erfordert die Nutzung von produktiven Stunden zur Kalkulation für das Personal. Produktive Stunden sollten die ganze Zeit, die der Mitarbeiter zur Verfügung hat, um Aktivitäten für die Organisation innerhalb des Projektes auszuführen (Forschung und nicht wissenschaftliche Aktivitäten), beinhalten. Die Wochenenden und Feiertage werden aus der Rechnung ausgeschlossen. Aktivitäten wie z.B. Unterrichtszeit, die Ausarbeitung von Vorschlägen etc. werden dagegen in die Personalkosten miteinberechnet. Als Richtwert für produktive Stunden werden 1.680 Stunden pro Jahr angenommen. Wenn Ihre produktive Stunden von diesem Richtwert abweichen, dann muss der Unterschied nachgewiesen werden. Bitte denken Sie daran, dass produktive Stunden sehr verschieden von verrechenbare Stunden1 berechnet werden können. Beispiel: Die Mitarbeiter eines Begünstigten arbeiten vertraglich 36 Stunden pro Woche. Die Berechnung der Kosten zu Lasten der Kunden nimmt 30 verrechenbare Stunden pro Woche ein, und die 30 Stunden wurden als Grundlage für die Berechnung der Stundensätze verwendet. Dies ist nicht korrekt: Die 36 Stunden vertraglich festgelegten Stunden Fehler 7: Personalkosten - Dokumentation der geleisteten Arbeitsstunden in dem Projekt Sie müssen in der Lage sein, Nachweise für die jeweilige Anzahl von Arbeitsstunden für jede Person, die an dem Projekt mitgearbeitet hat, zu erbringen. Dies kann durch die Verwendung eines zuverlässigen Zeit-Recording-Systems oder adäquate alternativen Nachweise geleistet werden. Bitte beachten Sie, dass meist entsprechende Vorlagen für die Formulare genutzt werden müssen! Fehler 8: Personalkosten - Verwendung von durchschnittlichen Personalkosten Unter bestimmten Bedingungen (siehe: Kommissionsentscheidung 174 vom 24/1/2011 – im FP7 Finanz-Leitfaden2) ist es nun erlaubt, die durchschnittlichen Personalkosten für die Berechnung der Personalkosten zu verwenden. Wenn es nicht möglich ist, die durchschnittlichen Personalkosten zu ermitteln, sollten Sie die tatsächlichen Kosten deklarieren. Fehler 9: Zahlung von Gehältern an Inhaber / Geschäftsführer von KMU Unter den FP7-Regeln können KMU-Eigentümer selbst entscheiden, ob sie sich ein Gehalt zahlen werden. Die KMU-Eigentümer, die nicht über ein Gehalt in der Buchhaltung registriert sind, sollten sich bei den Kosten an den Pauschalsätzen orientieren, die in dem Unterprogramm "Marie Curie" festgelegt worden sind. Fehler 10: MwSt. Im 7. Forschungsrahmenprogramm ist die Anerkennung von MwSt., egal ob erstattungsfähig oder nicht, ohne Ausnahmen unzulässig. Bitte stellen Sie sicher, dass die Mehrwertsteuer aus Ihren Kostenkalkulationen ausgeschlossen wurde.

Hier finden Sie die PDF-Version: EU-Förderprogramme/2007-2013/Aktionsprogramme_2007-2013/7FP - siebtes Forschungsrahmenprogramm/Grundsatzdokumente/Wie Budgetierung Fehler vermeiden - 7 FRP FINAL.pdf